À propos de la surveillance des examens
Dans le module Surveillance > Examens vous pouvez suivre en temps réel votre examen.
En tant que Surveillant, vous pouvez:
visualiser la progression de chaque participant à l'examen.
voir si les participants ont des problèmes avec leur connexion Internet.
voir à partir de quelle adresse IP le participant démarre une session.
signaler un incident (il sera alors enregistré dans l'historique des sessions des participants concernés).
Voir le mot de passe de sortie de SEB, afin que les utilisateurs puissent quitter SEB en cas de problème.
exporter une liste de présence, qui contient tous les participants qui ont commencé l'examen. L'exportation est affichée dans le centre de notification.
visualiser et exporter l'historique de la session pour partager un journal détaillé de tous les incidents de l'examen. L'exportation est affichée dans le centre de notification.
Le module Surveillance de assessmentQ vous fournit également les outils nécessaires pour intervenir dans la session d'un participant en cas de problème. En tant que surveillant, vous pouvez:
envoyer un message aux participants.
ajouter du temps supplémentaire à la session d'un ou plusieurs participants.
déverrouiller, terminer et rouvrir une ou plusieurs sessions.
Notes:
La connexion entre le PC du participant et le serveur assessmentQ étant vérifiée toutes les 30 secondes, il peut s'écouler jusqu'à 30 secondes avant qu'une action du module de Surveillance n'ait un effet sur le PC du participant.
Surveillance n'est pas disponible lors de l'utilisation des paquets hors ligne, car la surveillance nécessite une connexion Internet.
Personnaliser l'aperçu des exams et des sessions
Lorsque vous ouvrez le module Surveillance, vous voyez une liste de tous les examens auxquels vous avez accès.
En cliquant sur un examen, vous verrez un aperçu de toutes les sessions de l'examen sélectionné.
En tant que surveillant, vous pouvez personnaliser l'aperçu, ce qui vous permet de n'afficher que les informations qui sont importantes pour vous.
Procédure
Pour personnaliser l'affichage, cliquez sur l'icône du tableau dans le coin supérieur droit et (dé)sélectionnez les colonnes de votre choix.
Filtrer les sessions
Pour filtrer les sessions dans le module de Surveillance, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Résultat: Par défaut, vous verrez la liste des examens qui ont commencé aujourd'hui.Cliquez sur l'examen que vous voulez surveiller.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez la liste par un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes pour voir uniquement leurs sessions, ou utilisez l'un des filtres prédéfinis pour voir par exemple uniquement les sessions en cours ou les sessions avec des avertissements.
Surveiller le statut en ligne des sessions
Dans le module de Surveillance, le surveillant peut voir si un participant est en ligne ou non.
L'état en ligne du participant est affiché par une icône de couleur:
Vert - En ligne
L'ordinateur du participant est accessible toutes les 30 secondes.Orange - Pas joignable
L'ordinateur du participant ne peut pas être joint pendant plus de 30 secondes, mais moins de 5 minutes.Rouge - Hors ligne
L'ordinateur du participant n'est pas joignable pendant plus de 5 minutes.Blanc - Pas encore démarré ou terminé
Le participant n'a pas encore démarré sa session ou a terminé sa session.
Connexion Internet dans le player
Par défaut, le participant ne remarque pas les interruptions d'Internet. Il peut continuer à travailler dans sa session, répondre aux questions et passer à la question suivante. Le participant ne verra un popup dans le lecteur indiquant qu'il a perdu sa connexion Internet que lorsqu'il cliquera sur Terminer et voudra soumettre son examen.
Lorsque la connexion Internet est rétablie sur le PC du participant, le popup est automatiquement masquée et le participant peut poursuivre son examen.
Ce comportement peut toutefois être modifié dans les modèles d'activité. Pour plus d'informations, voir Autoriser la navigation sans Internet.
Événements et avertissements relatifs à la connexion Internet dans Surveillance
Lorsque la connexion Internet est rétablie et que le popup "Connexion perdue" est automatiquement masquée, les événements suivants sont enregistrés dans l'historique de la session dans le module de surveillance:
Connexion Internet perdue
Connexion Internet rétablie
Un avertissement est affiché à côté de la session pour laquelle le popup "Connexion perdue" a été affichée au participant.
Note : Les événements de connexion Internet et les avertissements ne sont pas enregistrés lorsque le participant a redémarré ou repris sa session sur le même appareil ou sur un autre.
L'événement n'est enregistré que lorsque la connexion Internet est restaurée automatiquement sur le dispositif d'origine.
Rouvrir des sessions
Lorsqu'un participant clique sur Terminer dans le lecteur, sa session est terminée ou soumise.
Si un participant termine sa session par accident, le surveillant peut la rouvrir, permettant ainsi au participant d'ouvrir à nouveau sa session et de poursuivre son examen.
Procédure
Pour rouvrir toutes les sessions d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Rouvrir les sessions.
Résultat : Les participants pourront à nouveau ouvrir leur session.
Pour rouvrir une ou plusieurs sessions, procédez comme suit:
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen pour lequel vous souhaitez rouvrir une ou plusieurs sessions.
Résultat : Vous verrez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez sur Sessions terminées.
Résultat : Toutes les sessions qui sont terminées sont listées.Filtrez sur le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) d'utilisateurs de votre choix.
Résultat : Les sessions des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs filtrés sont listées.Si vous voulez rouvrir la session d'un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix. Sinon, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour rouvrir plusieurs sessions simultanément.
Sélectionnez Rouvrir les sessions.
Résultat: Les participants pourront à nouveau ouvrir leur session.
Remarque: Vous ne pouvez pas rouvrir une session avec une navigation linéaire qui a été terminée par le participant. La session sera immédiatement refermée.
Terminer des sessions
En tant que surveillant, vous pouvez forcer les participants à s'arrêter à un moment donné en terminant la session pour eux.
Lorsque vous terminez une session, l'examen du participant est soumis. Le participant voit alors un message dans le lecteur. Il ne peut plus continuer à travailler dans l'examen ou reprendre l'examen.
Procédure
Pour terminer toutes les sessions d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Terminer les sessions.
Saisissez éventuellement un commentaire et cliquez sur Oui.
Résultat : Le commentaire (le cas échéant) sera répertorié dans l'historique de la session. Les participants verront un message dans le lecteur.
Remarque: Si vous terminez toutes les sessions, vous terminerez également les sessions non démarrées (le cas échéant). Si vous ne voulez pas terminer les sessions non démarrées, il est recommandé de filtrer d'abord les sessions en cours.
Pour terminer les sessions d'une sélection de participants, procédez comme suit:
Cliquez sur l'examen pour lequel vous voulez terminer une ou plusieurs sessions.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez par Sessions en cours.
Résultat : Toutes les sessions qui sont démarrées et pas encore terminées sont listées.Filtrez par le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) d'utilisateurs de votre choix.
Résultat : Les sessions des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs filtrés sont listées.Si vous voulez terminer la session d'un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix. Sinon, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour terminer plusieurs sessions simultanément.
Sélectionnez Terminer les sessions.
Saisissez éventuellement un commentaire et cliquez sur Oui.
Résultat : Le commentaire (le cas échéant) sera répertorié dans l'historique de la session. Les participants verront un message dans le lecteur.
À propos de verrouiller / déverrouiller des sessions
Dans le cas d'examens à enjeux élevés et hautement sécurisés, les sessions des participants peuvent être verrouillées. Une session verrouillée ne peut pas être reprise ou démarrée une seconde fois simultanément.
Les sessions peuvent être verrouillées:
via le paramètre du modèle d'activité Verrouiller la session
via l'assessmentQ API
via le module Surveillance
Toutefois, si un participant a un problème d'ordinateur ou d'Internet et doit poursuivre son examen sur un autre PC ou redémarrer son propre PC, sa session doit d'abord être déverrouillée par le surveillant. Si la session n'est pas déverrouillée, le participant ne peut plus commencer ou reprendre sa session.
Note: Il est recommandé de verrouiller des session via le module de surveillance uniquement pour des sessions qui ont été créées à l'avance (via l'API ou via le module Codes d'accès) ou pour des sessions qui ont été déverrouillées par erreur par le surveillant. Les sessions qui sont lancées depuis le portail doivent être verrouillées à l'avance via l'API ou via le modèle d'activité.
Verrouiller des sessions
Pour verrouiller toutes les sessions d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Verrouiller les sessions.
Résultat: Les participants ne pourront plus reprendre leur session.
Pour verrouiller une sélection de sessions, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen pour lequel vous souhaitez verrouiller des sessions.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez par le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) de votre choix.
Résultat: Les sessions des utilisateurs et/ou groupes filtrés sont listées.Si vous voulez déverrouiller la session d'un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix et sélectionnez Verrouiller la session.
Résultat: Le participant ne pourra plus reprendre sa session.Si vous voulez verrouiller les sessions d'une sélection de participants, cliquez sur l'icône de sélection
dans le coin supérieur droit, sélectionnez les sessions de votre choix et cliquez sur l'icône Verrouiller la session en bas de la page.
Résultat: Les participants ne pourront plus reprendre leur session.
Déverrouiller des sessions
Pour déverrouiller toutes les sessions d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Déverrouiller les sessions.
Résultat: Les participants pourront reprendre leur session. Dès que leur session sera ouverte, elle sera à nouveau verrouillée automatiquement.
Pour déverrouiller une sélection de sessions, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen pour lequel vous souhaitez déverrouiller des sessions.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez par le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) de votre choix.
Résultat: Les sessions des utilisateurs et/ou groupes filtrés sont listées.Si vous voulez déverrouiller la session d'un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix et sélectionnez Déverrouiller la session.
Résultat: Le participant pourra reprendre sa session. Dès que sa session sera ouverte, elle sera à nouveau verrouillée automatiquement.So vous voulez déverrouiller les sessions d'une sélection de participants, cliquez sur l'icône de sélection
Résultat: Les participants pourront reprendre leur session. Dès que leur session sera ouverte, elle sera à nouveau verrouillée automatiquement.
Envoyer un message aux participants
Pour envoyer un message à tous les participants d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Envoyer un message.
Entrez votre message et cliquez sur Envoyer.
Pour envoyer un message à une sélection de participants, procédez comme suit:
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen pour lequel vous souhaitez envoyer un message aux participants.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez par Sessions en cours.
Résultat : Toutes les sessions qui sont démarrées et pas encore terminées sont listées.Filtrez par le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) d'utilisateurs de votre choix.
Résultat : Les sessions des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs filtrés sont listées.Si vous voulez envoyer un message à un participant, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix. Sinon, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour envoyer le message à plusieurs participants simultanément.
Sélectionnez Envoyer un message.
Entrez votre message et cliquez sur Envoyer.
Signaler un incident et / ou demander une capture d'écran
Si vous organisez des examens (à enjeux), il est important de disposer d'un bon rapport et d'une bonne traçabilité des incidents.
En tant que superviseur, vous pouvez:
signaler un incident, et / ou
demander au participant de partager une capture d'écran de son écran.
La description de l'incident et/ou la capture d'écran sont enregistrées dans l'historique de la session du participant.
Note: La capture d'écran n'est pas possible sur les appareils mobiles (iOs, Android) et dans le SEB (Safe Exam Browser).
Procédure
Pour signaler un incident pour toutes les sessions d'un examen, procédez comme suit:
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Signaler un incident.
Résultat: La fenêtre de dialogue Signaler un incident apparaît.Dans la fenêtre de dialogue Signaler un incident:
Saisissez une description de l'incident, et/ou
Sélectionnez Demander au participant de faire une capture d'écran.
Cliquez sur Enregistrer.
Résultat: L'icône de l'incident
est ajoutée à l'aperçu des sessions. La description de l'incident est enregistrée dans l'historique de la session. Les participants ne remarquent pas qu'un incident a été signalé, sauf, bien sûr, si vous leur avez demandé de faire une capture d'écran. Pour plus d'informations sur les captures d'écran, voir ci-dessous.
Pour signaler un incident pour une sélection de sessions, procédez comme suit:
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen pour lequel vous souhaitez signaler un incident.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer les sessions en cours.
Résultat: Toutes les sessions commencées et non terminées sont répertoriées.Filtrez par utilisateur(s) et/ou groupe(s) d'utilisateurs de votre choix.
Résultat: Les sessions des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs filtrés sont répertoriées.Si vous souhaitez signaler un incident pour un utilisateur, cliquez sur les trois points situés à côté de la session de votre choix. Sinon, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour signaler un incident pour plusieurs sessions simultanément.
Sélectionnez Signaler un incident.
Résultat: La fenêtre de dialogue Signaler un incident s'affiche.Dans la fenêtre de dialogue Signaler un incident:
Saisissez une description de l'incident.
En option, sélectionnez Demander aux participants de faire une capture d'écran.
Cliquez sur Enregistrer.
Résultat: l'icône d'incident
Participant effectuant une capture d'écran
Si vous avez demandé au participant de partager une capture d'écran de son écran, le participant verra apparaître une fenêtre contextuelle avec un message lui demandant de faire une capture d'écran.
Remarques:
Si une limite de temps est fixée dans l'examen, le chronomètre s'arrêtera dès que la fenêtre contextuelle apparaîtra. Il reprendra lorsque la capture d'écran aura été effectuée ou refusée par le participant.
Le texte affiché au participant peut être défini dans le modèle d'activité, voir Texte lié aux événements d'une activité live dans l'onglet Messages et avertissements. Plus d'informations.
Si le bouton Partager est désactivé pour le participant, il est recommandé de contacter l'administrateur. Le bouton peut être désactivé pour plusieurs raisons:
Windows / Mac OS: le partage d'écran peut être désactivé par l'administrateur.
Chrome OS: le partage d'écran peut être désactivé dans les paramètres
Chrome OS (invité): désactivé par défaut
Lorsque le participant clique sur OK, il voit apparaître une fenêtre contextuelle du navigateur (dans la langue du navigateur) lui demandant de partager son écran.
Le participant doit sélectionner le contenu qu'il souhaite partager et cliquer sur Partager.
Résultat: La fenêtre contextuelle se ferme et une capture d'écran est réalisée et stockée dans l'historique de la session du participant.
Remarques:
Lorsque le participant clique sur Annuler, la fenêtre contextuelle se ferme et cette action est enregistrée dans l'historique de la session du participant comme un refus de prendre une capture d'écran.
Lorsque le navigateur ou le système d'exploitation ne prend pas en charge la capture d'écran, le message Le navigateur ou le système d'exploitation ne prend pas en charge la capture d'écran est enregistré dans l'historique de la session du participant.
Ajouter ou soustraire du temps à une session en direct
Pour ajouter ou soustraire du temps à tous les participants d'un examen, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur les trois points à côté de l'examen de votre choix.
Sélectionnez Ajouter ou soustraire du temps.
Dans la fenêtre popup Ajouter ou soustraire du temps :
Saisissez la différence de temps que vous souhaitez ajouter ou soustraire.
Vous pouvez en option ajouter un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Résultat: Le temps est ajouté ou soustrait à l'aperçu des sessions et est également enregistré dans l'historique de la session. Les participants verront un message dans le lecteur et le temps est ajouté ou soustrait dans la partie de l'activité sur laquelle ils travaillent. Si la partie en cours n'est pas limitée dans le temps, aucun temps ne sera ajouté.
Pour ajouter ou soustraire du temps à une sélection de participants, procédez comme suit :
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen de votre choix.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Filtrez sur Sessions en cours.
Résultat: Toutes les sessions qui ont commencé et qui ne sont pas encore terminées sont listées.Filtrez sur le(s) utilisateur(s) et/ou le(s) groupe(s) de votre choix.
Résultat: Les sessions des utilisateurs et/ou groupes filtrés sont listées.Si vous voulez ajouter ou soustraire du temps à un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté de la session de votre choix.
Si vous souhaitez ajouter ou soustraire du temps à une sélection de participants, cliquez sur l'icône de sélection groupée
au coin supérieur droit, sélectionnez les sessions de votre choix et cliquez sur l'icône Ajouter ou Soustraire du temps en bas de la page.
Dans la fenêtre popup Ajouter ou soustraire du temps :
Saisissez le temps que vous souhaitez ajouter ou soustraire.
Ajoutez en option un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Résultat: Le temps est ajouté ou soustrait à l'aperçu des sessions et est également enregistré dans l'historique de la session. Les participants verront un message dans le lecteur et le temps est ajouté ou soustrait dans la partie de l'activité sur laquelle ils travaillent. Si la partie en cours n'est pas limitée dans le temps, aucun temps ne sera ajouté.
Visualiser et exporter l'historique d'une session
En tant que superviseur, vous pouvez consulter et/ou exporter l'historique des sessions d'un participant:
Par défaut, l'historique des sessions présente un aperçu chronologique des événements les plus importants de la session, tels que l'heure de début et de fin de la session, les interventions du superviseur telles que le verrouillage, le déverrouillage et la réouverture des sessions, etc.
Si vous avez accès à l'enregistrement étendu des sessions, l'historique de la session montre également des informations détaillées sur le comportement de navigation du participant, l'utilisation des outils de soutien et le comportement de réponse aux questions à choix multiples.
Remarques:
L'enregistrement étendu des sessions n'est disponible que pour les sessions d'examen, pas pour les exercices.
L'enregistrement du comportement des réponses n'est disponible que pour les questions à choix multiples.
Vous devez disposer des droits appropriés pour avoir accès à l'enregistrement étendu des sessions d'assessmentQ. Si vous êtes intéressé par l'enregistrement étendu des sessions, veuillez contacter Televic Education via [email protected].
Procédure
Pour visualiser et exporter l'historique de la session d'un participant, procédez comme suit:
Sélectionnez Surveillance > Examens.
Cliquez sur l'examen de votre choix.
Résultat: Vous voyez toutes les sessions de l'examen que vous avez sélectionné.Recherchez l'utilisateur de votre choix.
Résultat: La session de votre utilisateur est affichée.Cliquez sur la session.
Résultat: Les détails de la session sont affichés.Cliquez sur Voir l'historique en bas de la page.
Résultat: L'historique de la session s'affiche avec la liste de tous les événements.Cliquez sur Exporter l'historique de la session pour enregistrer l'historique de la session dans un fichier Excel.
Résultat : Le fichier Excel est exporté. Vous pourrez télécharger le fichier à partir du centre de notificationdès que l'exportation sera prêt.