Achtergrond

assessmentQ ondersteunt meerdere manieren om een opdracht voor uw deelnemers te publiceren, zoals:

Toegangscodes
Planningen op het assessmentQ portaal
Edumail, waarbij vragen elke dag of om de paar dagen in de mailbox van de deelnemer worden afgeleverd
Een LTI of API integratie met een LMS, HR-systeem of CRM van een derde partij

Toegangscodes worden meestal gebruikt in de context van toetsen:

Een toegangscode is een unieke code die direct toegang geeft tot een sessie van een specifieke deelnemer voor een specifieke opdracht.
Deelnemers hoeven niet in te loggen in assessmentQ.
Deelnemers kunnen een toegangscode slechts eenmaal gebruiken om hun opdracht te maken.
Als er een inzageperiode is ingesteld, kunnen deelnemers de toegangscode gebruiken om hun opdracht in alleen-lezen-modus te bekijken.

Opmerking: In de loop van 2025 worden toegangscodes vervangen door aanmeldcodes. Meer informatie.

Toegang krijgen tot de module Toegangscodes

Om toegang te krijgen tot de module Toegangscodes, moet uw account de publicatierechten Toegang tot toegangscodes hebben.

In de module Toegangscodes ziet u alleen de toegangscodes van de opdrachten waartoe u toegang heeft. U kunt toegang krijgen tot een opdracht:

omdat u ook de auteursrol hebt: als auteur heeft u toegang tot alle opdrachten die u hebt gemaakt
of omdat een andere auteur de opdracht met u heeft gedeeld
of omdat de beheerder u toegang heeft gegeven tot een opdracht.

Opmerking: Als beheerder hebt u toegang tot alle opdrachten en de module Toegangscodes, omdat u alles in de backoffice kunt zien.

Het overzicht van de toegangscodes aanpassen

Wanneer u de module Toegangscodes opent, ziet u uw lijst met toegangscodes in een tabel.

U kunt de tabel aanpassen zodat u de informatie kunt weergeven die voor u belangrijk is.

Opmerking: De Status laat u toe om te zien welke toegangscodes

Niet gestart: Kandidaat heeft de opdracht (nog) niet gestart
Gestart: Kandidaat is begonnen met de opdracht
Afgerond: Kandidaat heeft de opdracht beëindigd
Verlopen: Kandidaat kan de code niet meer gebruiken. De toegangsperiode is verstreken.

U kunt de begin- en eindtijd van de eigenlijke sessie zien in de Sessiegeschiedenis en/of in de Opdrachtrapporten.

Procedure

Ga als volgt te werk om de tabelweergave van toegangscodes aan te passen:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst met alle toegangscodes.
Klik op het tabelicoon in de rechterbovenhoek.
Opmerking: Als u het pictogram van de tabel niet ziet, betekent dit dat de tabel geopend is in multiselectiemodus. Klik op het multiselectie icoontje rechts bovenin om de multiselectie uit te schakelen .
Resultaat: Het pop-upvenster Selecteer kolommen wordt geopend.
Selecteer of deselecteer de kolommen van uw keuze.
Klik op OK.
Resultaat: De tabel is aangepast aan uw selectie.

Een toegangscode zoeken

Ga als volgt te werk om toegangscodes te zoeken:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van al uw toegangscodes. Bovenaan de pagina ziet u de zoekbalk.
Opmerking: Als u de zoekbalk niet ziet, klikt u op het zoekicoon rechts bovenaan.
In de zoekbalk:
- Selecteer een opdracht om alle toegangscodes voor deze opdracht te zien.
- Voer een toegangscode in om de sessiedetails voor deze code te zien.
- Voer één of meerdere gebruikers of groepen in om alle toegangscodes voor deze gebruikers te zien.
- Filter op Status om alleen gestarte, niet gestarte, beëindigde of afgelopen toegangscodes te zien.
- Filter op Inzage om de toegangscodes te zien waarvoor al dan niet een inzageperiode is ingesteld.
- Filter op Tijd om de toegangscodes te zien die binnen een bepaalde periode aangemaakt, gewijzigd, beschikbaar of ter inzage zijn.
Opmerking: U kunt één of meerdere van deze zoekmogelijkheden combineren om precies die toegangscodes te vinden die u nodig hebt.

Toegangscodes aanmaken

Ga als volgt te werk om toegangscodes aan te maken:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van al uw toegangscodes.
Opmerking: In de loop van 2025 worden toegangscodes vervangen door aanmeldcodes. Meer informatie.
Klik op +Toevoegen in de rechterbovenhoek.
Resultaat: De wizard Toegangscodes toevoegen verschijnt.
Selecteer in de stap Opdracht de opdracht waarvoor u toegangscodes wilt aanmaken en klik op Volgende.

Resultaat: U komt terecht op de stap Tijd.
In de stap Tijd bepaalt u van wanneer tot wanneer de sessie beschikbaar is (verplicht) en ingekeken kan worden. Klik dan op Volgende.
Opmerkingen:
- Als u een beschikbaarheids- of inzageperiode instelt, kan de deelnemer de toegangscode alleen gebruiken tussen de begin- en eindtijd die u hebt bepaald.
- Tijdens de inzageperiode wordt de sessie in alleen-lezen modus geopend.
- Het instellen van de beschikbaarheids- en/of inzageperiode is optioneel. U kunt de toegangscodes achteraf altijd nog bewerken om de beschikbaarheids- of inzageperiode toe te voegen of te veranderen.
In de stap Deelnemers bepaalt u voor wie de toegangscodes moeten worden aangemaakt (individuele deelnemers of groepen) en klikt u op Volgende.

Opmerking: Als een deelnemer deel uitmaakt van verschillende groepen, wordt er maar één toegangscode per deelnemer aangemaakt.
Kies in de stap Distributie hoe u de toegangscodes onder uw deelnemers wilt verdelen en klik op Opslaan.
- U kunt kiezen tussen Exporteren naar PDF of Exporteren naar Excel.
- Als u Exporteren naar PDF kiest, kunt u optioneel de PDF-opties en het aantal toegangscodes per pagina bepalen. Het maximum aantal toegangscodes per pagina is 5.
Opmerkingen: Het kiezen van een distributie-optie is optioneel. U kunt de toegangscodes naderhand altijd naar PDF of Excel exporteren.
Resultaat: De wizard wordt gesloten en er verschijnt een bevestigingsbericht.

Een opdracht afleggen met een toegangscode

Nadat u de toegangscodes voor een opdracht hebt gemaakt en uitgedeeld, kunnen de deelnemers hun sessie beginnen door de code in te voeren via de toegangscodepagina van uw assessmentQ-omgeving: https://<subdomain>.assessmentq.com/accesscode.

Resultaat:
De startpagina van de assessmentQ player wordt geopend. Als de code geldig is, kan de deelnemer zijn sessie beginnen, hervatten of inkijken. Als de code ongeldig is of verlopen, krijgt de deelnemer een foutmelding te zien.

Opmerking: In de loop van 2025 worden toegangscodes vervangen door aanmeldcodes. Meer informatie.

Geldigheidscontroles

Als er een beschikbaarheidsperiode is ingesteld, is de code alleen geldig binnen de beschikbaarheidsperiode, rekening houdend met de volgende uitzonderingen:

Als de sessie al afgelopen is of de opdracht gearchiveerd is, is de code niet meer geldig, behalve als er een inzageperiode is ingesteld.
Indien de sessie vergrendeld is, zal de code niet geldig zijn in de beschikbaarheids- of de inzageperiode.

Overzicht:

Opdracht gearchiveerd	Sessie beëindigd	Sessie vergrendeld	Beschikbaarheidsperiode	Inzageperiode	Code geldig?
Nee	Nee	Nee	Nee	Nee	Ja
Nee	Nee	Nee	Ja	Nee	Ja, binnen de beschikbaarheidsperiode
Ja	Nee	Nee	Nee/ Ja	Nee	No
Nee	Ja	Nee	Nee/ Ja	Nee	No
Nee	Nee	Nee	Nee/ Ja	Nee	No
Nee	Nee	Nee	Nee	Ja	Ja om te beginnen of te hervatten Nee voor inzage
Nee	Nee	Nee	Ja	Ja	Ja om binnen de beschikbaarheidsperiode te beginnen of te hervatten Nee voor inzage
Nee/ Ja	Ja	Nee	Nee / Ja	Ja	Ja binnen de inzageperiode
Nee/ Ja	Ja	Ja	Nee / Ja	Ja	Nee

Toegangscodes exporteren

Een planner kan een selectie toegangscodes exporteren naar PDF of Excel, zodat hij ze gemakkelijk kan verdelen onder de deelnemers.

Exporteren naar PDF
De PDF-export bevat standaard 5 toegangscodes per pagina. Voor elke toegangscode worden de naam van de opdracht en de gebruikersnaam vermeld. U kunt optioneel:
- Een overzichtspagina per opdracht toevoegen met alle codes
- De URL van de toegangscodepagina toevoegen
- Het e-mailadres van de deelnemer toevoegen
- Het aantal codes per pagina wijzigen
Exporteren naar Excel
De Excel-export bevat standaard alle informatie die beschikbaar is voor de toegangscodes (gebruikersnaam, gebruikers-ID, opdrachtnaam, opdracht-ID, beschikbaarheidsperiode, aanmaakdatum, enz.)

Procedure

Ga als volgt te werk om een selectie toegangscodes te exporteren

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van alle toegangscodes.
Zoek en/of filter de toegangscode(s) die u wilt exporteren.
Resultaat: De toegangscodes die overeenkomen met de zoekcriteria worden getoond.
Als u de toegangscodes wilt exporteren voor:
- één gebruiker, klik op de drie puntjes naast de toegangscode van uw keuze, selecteer Exporteren en vervolgens Exporteren naar Excel of Exporteren naar PDF.
  
  Resultaat: de toegangscode(s) worden geëxporteerd naar Excel of PDF.
- Een selectie van gebruikers, klik op het multiselect icoon in de rechterbovenhoek, selecteer de toegangscodes van uw keuze en klik op Exporteren naar Excel of Exporteren naar PDF onderaan de pagina.
  
  Resultaat: Uw gegevens worden op de achtergrond geëxporteerd en kunnen worden gedownload in uw notificatiecentrum als de export klaar is.

De timing van toegangscodes wijzigen

Als planner kunt u de beschikbaarheid van een toegangscode in de tijd beperken. In dat geval kan de deelnemer de toegangscode alleen gebruiken tussen de door u bepaalde begin- en eindtijd:

Binnen de beschikbaarheidsperiode kan de deelnemer zijn sessie beginnen of hervatten, zolang de sessie nog niet beëindigd is.
Zodra de sessie beëindigd is, kan de code niet meer gebruikt worden.

U kunt ook een inzageperiode instellen, zodat de deelnemer zijn beëindigde sessie in alleen-lezen modus kan bekijken.

De timing van een toegangscode wijzigen

Ga als volgt te werk om de timing van één toegangscode te wijzigen:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van al uw toegangscodes.
Zoek de toegangscode waarvan u de timing wilt wijzigen.
Resultaat: De toegangscode die overeenkomt met uw zoekcriteria wordt getoond.
Klik op de drie puntjes naast de toegangscode en kies Timing wijzigen.
Resultaat: De pop-up Timing wijzigen verschijnt.
Pas de instellingen aan in de pop-up Timing wijzigen:
- indien er nog geen timings zijn ingesteld voor de toegangscode en u wilt begin- en einddata toevoegen voor de beschikbaarheids- en/of inzageperiode, selecteer dan de optie(s) en stel de begin- en einddata in.
- Indien er voor deze toegangscode al data zijn ingesteld en u wilt de begin- en einddata van de beschikbaarheid en/of de inzageperiode wijzigen, breng dan de nodige wijzigingen aan.
- Indien voor deze toegangscode reeds timings werden ingesteld en u de begin- en einddatum van de beschikbaarheid en/of de inzageperiode wilt schrappen, deselecteert u de optie(s).
Klik op Opslaan.
Resultaat: Er wordt een bericht getoond dat bevestigt dat de timings zijn gewijzigd. De gewijzigde timings zullen worden toegepast wanneer de deelnemer de toegangscode invoert.

De timing voor een selectie van toegangscodes wijzigen

Ga als volgt te werk om de timing voor een selectie van toegangscodes te wijzigen:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van al uw toegangscodes.
Zoek en/of filter de toegangscode(s) waarvoor u de timing wilt wijzigen.
Resultaat: De toegangscodes die overeenkomen met uw zoekcriteria staan in de lijst.
Klik op het pictogram bulkselectie in de rechterbovenhoek, selecteer de toegangscodes van uw keuze en klik op het pictogram Timing wijzigen onderaan de pagina.

Resultaat: De pop-up Timing wijzigen verschijnt.
Pas de instellingen aan in de pop-up Timing wijzigen:
- als u de beschikbaarheids- en/of inzageperiode wilt toevoegen of wijzigen, selecteert u de optie(s) Instellen of wijzigen en stelt u de timings in of wijzigt u ze.
- als u de beschikbaarheids- en/of inzageperiode wilt verwijderen, selecteert u de optie(s) Wissen.
Klik op Opslaan.
Resultaat: Er verschijnt een bericht dat bevestigt dat de timings zijn gewijzigd. De gewijzigde timings zullen worden toegepast wanneer de deelnemer de toegangscode invoert.

Toeganscodes verwijderen

Ga als volgt te werk om toegangscodes te verwijderen:

Ga naar Planning > Toegangscodes.
Resultaat: U ziet een lijst van al uw toegangscodes.
Zoek en/of filter de toegangscode(s) die u wenst te verwijderen.
Opmerking: Het is niet mogelijk om toegangscodes te verwijderen die gestart, beëindigd of afgelopen zijn. Daarom is het aanbevolen om te filteren op de status Niet gestart.
Resultaat: De toegangscodes die overeenkomen met uw zoekcriteria worden opgesomd.
Als u de toegangscodes wilt verwijderen voor:
- één gebruiker, klik op de drie puntjes naast de toegangscode van uw keuze en selecteer Verwijderen.
- voor een selectie van gebruikers, klik op het bulk selectie icoon in de rechter bovenhoek, selecteer de toegangscodes van uw keuze en klik op het Verwijderen icoon onderaan de pagina.
- Klik op Ja om te bevestigen.
  Resultaat: Er wordt een bericht getoond waarin wordt bevestigd dat de toegangscodes zijn verwijderd.

Opmerking: Toegangscodes die zijn verwijderd, kunnen niet worden teruggezet. Deelnemers die een verwijderde toegangscode proberen te gebruiken, krijgen een bericht te zien dat de code onjuist of verlopen is.